Dokumentacijos komanda: kaip deleguoti užduotis

„ClickHelp“ - geriausias pagalbos kūrimo įrankis

Laikas sutikti su faktais: jūs negalite to padaryti visi patys. Kad ir kiek įgudęs ir orientuotas į užduotis, žongliruodamas keliais projektais iš karto, gali susimokėti. Jūs turite leisti kitiems jums padėti ir nuimti spaudimą nuo savo pečių.

Tačiau užduočių delegavimas nėra toks paprastas dalykas, kaip gali atrodyti. Jūs turite rasti geriausią techninį rašytoją darbui, kad rezultatas būtų nepriekaištingas. Pvz., Jei esate paspaustas laiko, ieškokite rašytojo, kurio darbo krūvis mažiausias ir greičiausias.

Bet, svarbiausia, turite vengti patekti į vieną iš šių dviejų spąstų: mikromenaguoti visą vartotojo dokumentacijos procesą arba tinkamai neprižiūrėti komandos.

Šis straipsnis išmokys jus, kaip išvengti įsipainiojimo į bet kurį iš šių scenarijų.

Delegavimo pagrindas

Turite išmokti priskirti aiškias užduotis savo komandai, išreikšti lūkesčius ir nustatyti terminus. Taip pat turite įdiegti sekimo sistemą, leidžiančią suteikti savarankiškumą užduotį atliekančiam asmeniui, kartu vis tiek galint juos prižiūrėti.

Vis dėlto nesupraskite klaidingos idėjos. Jūs vis dar esate darbo proceso dalis ir, iškilus klausimui, turite pasirūpinti savo komanda. Vartotojo dokumentacija gali būti įvairių sudėtingų formų, atsižvelgiant į temą ar turinio ketinimus, todėl visiškai įmanoma, kad turėsite paskirti du ar daugiau žmonių į tą projektą.

Vadovui labai svarbu žinoti, kokios yra jo komandos galimybės. Pabandykite naudoti mūsų tinklaraščio įrašą apie techninių rašytojų pagrindinius įgūdžius, kad galėtumėte analizuoti savo komandą. Visada naudinga nepamiršti šio paveikslo.

Penki delegavimo žingsniai

Štai keli dalykai, kurie gali padėti palengvinti pavedimo procesą ir išvengti nepatogumų.

  • Užduotys yra individualios: kai pasakojate savo komandai, ką jie turi padaryti, efektyviau kiekvieną užduotį priskirti tiesiogiai asmeniui ir patikrinti, ar visi yra tame pačiame puslapyje. Pateikite aiškias ir tikslias instrukcijas, kad jie galėtų atlikti savo pareigas. Pvz., Vienas asmuo yra atsakingas už naujų temų rašymą, kitas - už mokymo vaizdo įrašų kūrimą ir pan.
  • Padarykite jiems didesnį vaizdą: Visada lengviau ką nors dirbti, jei žinote, kokie yra tikslai. Ypač tada, kai mes kalbame apie tokią sudėtingą užduotį kaip žinių bazės kūrimas, kiekvienas komandos narys turėtų žinoti apie rezultatus, kurių jiems reikia.
  • Nurodykite terminus ir laikykitės jų: Labai svarbu nuo pat pradžių pasakyti komandai, kiek laiko jie gali su kažkuo dirbti. Paaiškinkite, kaip svarbu, kad jie laiku atliktų savo darbą, atsižvelgiant į kitus jūsų verslo procesus.
  • Periodiškai naudokite ataskaitas: Kai deleguojate, aktyviai nedalyvaujate kiekvienos užduoties atlikime, tačiau turite žinoti, kas vyksta. Geriausias būdas tai padaryti yra paprašyti komandos narių pateikti ataskaitas apie savo darbo būklę. Taigi, jūs galite turėti proceso apžvalgą ir įsikišti, kai tik turėsite, tokiu būdu leisdami jums laikytis savo dokumentacijos plano.
  • Papasakokite jiems, kaip jie gali su jumis susisiekti: Idealiu atveju savaitinis susitikimas neturėtų būti vienintelė proga jūsų komandai bendrauti su jumis. Jie turi žinoti, kad jei kas nors atsiras, jie gali greitai jus suvaldyti.

Būtina paminėti, kad laikyti tokią informaciją vienoje vietoje yra puiki idėja. Taigi, pagalvokite apie dokumentacijos plano sudarymą, kad darbuotojams būtų kuo remtis.

Atkreipkite papildomą dėmesį į savo darbo aplinką - įsitikinkite, kad turite visas reikiamas priemones geresniam ir greitesniam perdavimui. Daugybėje pagalbos kūrimo įrankių yra funkcijų, kurios pagerina komandos darbo eigą ir leidžia efektyviau perduoti užduotis, kaip ir komandos darbo funkcijos „ClickHelp“.

Tai yra apie pasitikėjimą

Delegavimas nereiškia, kad valdytojas nieko nedirba. Tai daugiau susiję su pačiu galutiniu rezultatu.

Tarp delegatų ir jų komandos turi egzistuoti pasitikėjimas. Jokia valdymo technika niekada to negali pakeisti.

Sėkmės jūsų techniniam rašymui!
„ClickHelp“ komanda

Iš pradžių paskelbta „clickhelp.co“.